COMERCIALIZADORA MERCALDAS S.A. (en adelante “MERCALDAS” Tienda virtual mercaldas.com) sociedad colombiana con domicilio en Manizales, cuyos datos de ubicación se mencionan más adelante, en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales No. 1581 de 2012 [LEPD] y su Decreto reglamentario No. 1377 de 2013, adopta las Políticas para el tratamiento de datos personales (en adelante “Política” o “Políticas”) contenidas en este documento.

1.Datos de ubicación: El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de estas Políticas es MERCALDAS, cuyos datos de contacto son los siguientes:
Dirección: Carrera 22-No.17–11-2°piso, Manizales, Caldas
Teléfono:(6) 887 90 20 Ext. 1139-1146
Correo electrónico:protecciondedatos@mercaldas.com.co
2.Marco legal: Las Políticas de tratamiento de datos personales se desarrollan con sujeción a lo establecido en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia; de los artículos 17, literal k) y 18, literal f) de la LEPD; y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013.
3.Objeto y alcance: Proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos de propiedad de MERCALDAS o cuyo tratamiento ha sido encargado a MERCALDAS en desarrollo y cumplimiento de su objeto social, así como los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refieren los artículos 15 (derecho a la intimidad) y 20 (derecho a la información) de la Constitución Política de Colombia.

En esta Política se encuentran los lineamientos legales y corporativos bajo los cuales MERCALDAS, realiza el tratamiento de los datos personales, la finalidad, los derechos del titular, así como los procedimientos internos y externos que existen para el ejercicio de tales derechos ante MERCALDAS
4.Ámbito de aplicación:Estas Políticas son de aplicación y cumplimiento obligatorios para el tratamiento de datos de personas naturales y vinculan a todos los titulares de información personal que, con anterioridad, actualmente o en el futuro, tengan alguna relación con MERCALDAS; dentro de los que se incluye, a manera enunciativa, todas sus compañías subordinadas (en caso de llegaren a existir), accionistas, miembros de junta directiva, empleados, clientes, proveedores, contratistas, aliados estratégicos, empresas vinculadas y demás terceros relacionados, en lo que corresponda.
5.Definiciones: Los términos utilizados en la presente Política, tendrán el significado establecido en el Anexo No. 1 "Definiciones".

6. Principios para el tratamiento de las bases de datos: El tratamiento de datos personales en MERCALDAS estará sometido a las siguientes reglas, con base en las cuales se determinarán los procesos internos y se resolverán las situaciones que se presenten en esta materia.

6.1.Colaboración con las autoridades:MERCALDAS cooperará con las autoridades competentes en materia de protección de datos personales para garantizar el cumplimiento de las leyes.
6.2. Consentimiento informado o principio de Libertad:El tratamiento de datos personales al interior de MERCALDAS, sólo puede hacerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular, salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento expreso del titular.
6.3. Legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad reglada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de estas normas deben sujetarse a lo que estas disponen.
6.4. Finalidad del Dato: El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que éste exprese su consentimiento informado.
6.5. Calidad o veracidad del dato:Los datos de carácter personal recolectados por MERCALDAS deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.
6.6. Transparencia: En el tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

En la recolección de los datos personales por parte de MERCALDAS se deberá tener en cuenta la finalidad del Tratamiento y/o de la base de datos; por tanto, deben ser datos adecuados, pertinentes y no excesivos ni desproporcionados en relación con la finalidad. Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.
6.7. Acceso y Circulación Restringidos: Los datos personales que recolecta o trate MERCALDAS serán usados por esta sociedad, sus subordinadas, sus vinculadas o aliadas, solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del Dato Personal.

El titular con su autorización, faculta a MERCALDAS de la misma manera, a la transferencia y cesión de sus datos personales para las finalidades por él autorizadas a encargados del tratamiento, subordinadas, vinculadas o aliadas.

Los datos personales bajo custodia de MERCALDAS no podrán estar disponibles en Internet o en cualquier otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y dicho acceso tenga por objeto brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley y los principios que gobiernan la materia. Se exceptúa de lo anterior los eventos en los cuales por expresa disposición legal deba existir revelación de esos datos en medios masivos como Internet o la previa existencia de autorización por parte del titular de la información.
6.8. Temporalidad del dato: Agotada la finalidad para la cual fue recolectado el Dato Personal, MERCALDAS deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas pertinentes que aseguren su eliminación o bloqueo. Para tal fin se tendrán en cuenta las obligaciones legales en materia de conservación de libros de comercio y correspondencia del comerciante.

No obstante, en caso de considerarse necesario, los datos podrán permanecer en las Bases de Datos del MERCALDAS cuando se requieran para dar cumplimiento a un deber legal u orden judicial, así como cuando su tratamiento se limite a su conservación para fines históricos o estadísticos.
6.9. Seguridad del Dato:MERCALDAS, en calidad de Responsable o Encargado del tratamiento de datos personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que de acuerdo con la naturaleza de los datos objeto de tratamiento, el tipo de tratamiento, los riesgos potenciales y su tamaño empresarial, sean necesarios y estén a su alcance para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales.

MERCALDAS, conforme la clasificación de los datos personales que Realice al interior de la organización, implementará las medidas de seguridad de nivel bajo, medio, alto o reforzado, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
6.10. Confidencialidad: MERCALDAS y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, salvo las excepciones legales. Esta obligación subsiste aún después de finalizada la relación que dio origen a la recolección y tratamiento del dato. MERCALDAS implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.
6.11. Deber de Información:MERCALDAS informará a los titulares de los datos personales el régimen de protección de datos adoptado por la organización, así como respecto de la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento de estos datos. Así mismo informará sobre la existencia de las Bases de Datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.
6.12. Protección especial de datos sensibles: MERCALDAS no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico y/o datos de salud, salvo autorización expresa del titular o por expresa disposición legal.

Ninguna actividad de MERCALDAS, estará condicionada a que el titular suministre datos personales sensibles, excepto cuando sea imperioso redundar en su beneficio o en razón a que la situación específica así lo requiera.

7. Política general: Para la protección de datos personales y el tratamiento de éstos como objetivo general de MERCALDAS está el asegurar la confidencialidad, integridad, libertad, veracidad, transparencia y disponibilidad de la información y bases de datos de sus accionistas, miembros de junta directiva, proveedores, clientes actuales y potenciales(virtuales), postulantes, empleados y ex empleados, garantizando disponibilidad de la infraestructura tecnológica para el tratamiento de los datos personales recolectados para fines legales, contractuales, y comerciales.

Para tal efecto, MERCALDAS se compromete a cumplir con la normatividad vigente, buscando siempre mecanismos efectivos para la protección de los derechos de los titulares de los datos personales a los cuales les dé Tratamiento y, gestionará y desarrollará medidas que contengan condiciones de seguridad adecuadas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento sobre la información.
En la Autorización de Tratamiento de datos que en cada caso se solicite se indicará que los mismos pueden ser transferidos a entidades que cumplirán la función de encargados en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 o a las aliadas o vinculados de la organización.
Los encargados de la administración de Bases de Datos de MERCALDAS, deberán acogerse íntegramente a la presente Política de Protección de Datos.
Además de los fines específicos que más adelante se indican, los datos personales de los titulares serán utilizados por MERCALDAS, para: (i)Ejecutar las actividades propias de MERCALDAS para cumplir su objeto social, todo lo cual se hará con base en la finalidad de la base de datos en la que reposan los datos personales de los titulares; (ii) Desarrollar relaciones comerciales con terceros; (iii) Ofrecer los productos, servicios y o beneficios que buscan satisfacer las necesidades de los titulares, o los productos y servicios de MERCALDAS, lo cual puede hacerse por medios físicos o a través de correos electrónicos y/o terminales móviles; (iv) Enviar la información a entidades gubernamentales por solicitud expresa de las mismas o por exigencia legal; (v) Soportar procesos de auditoría externa e interna; (vi) Registrar la información de trabajadores, ex trabajadores, proveedores y/o contratistas, clientes (activos e inactivos) en las bases de datos de MERCALDAS, para el envío de información contractual, comercial y obligacional a que hubiere lugar; (vii) Para verificación de referencias de trabajadores, ex trabajadores, proveedores, clientes (activos e inactivos) en las bases de datos; (viii) informar sobre cambios, nuevos productos y desarrollar actividades de mercadeo a los clientes virtuales (viv) Los datos personales serán utilizados por MERCALDAS para los propósitos aquí señalados, por lo tanto, MERCALDAS, no venderá, licenciará, transmitirá o divulgar los datos personales, salvo que: (a) El titular autorice expresamente hacerlo; (b) Su información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración de MERCALDAS; (c) Sea permitido por la ley.

8. Políticas específicas para el tratamiento de datos personales:Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de MERCALDAS, en calidad de responsable o encargado de los mismos, se regirán por los siguientes parámetros.

8.1. Datos personales relacionados con la Gestión del Talento Humano: Existirán bases de datos independientes para el tratamiento de datos personales, antes, durante y después de una relación de prestación personal de servicios.

Las bases de datos relacionadas con la Gestión del Talento Humano son aquellas en las que se recolecta información sobre los aspirantes, trabajadores, practicantes universitarios, aprendices y trabajadores en misión de MERCALDAS.
8.1.1. Tratamiento de datos antes de la relación contractual: MERCALDAS informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las condiciones aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.

Cuando MERCALDAS contrate a terceros para que adelanten o apoyen los procesos de selección, el tratamiento de datos deberá ser realizado dando cumplimiento a la presente Política de Protección de Datos. Esta condición quedará estipulada en un acuerdo de protección de datos entre el tercero y MERCALDAS.
La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de MERCALDAS y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la información relacionada con su participación en el mismo, para verificar su idoneidad y competencia; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.
Terminado el proceso de selección de personal, la información de los aspirantes no seleccionados será conservada por un periodo de seis (6) meses; finalizado este plazo será destruida de manera segura.
La información del proceso de selección del personal llamado a contratación, será conservada en un archivo independiente.

8.1.2. Tratamiento de datos durante la relación contractual: MERCALDAS almacenará los datos personales obtenidos durante el proceso de contratación en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por el área de Gestión del Talento Humano con la finalidad de administrar la relación contractual entre MERCALDAS y el empleado y aquellos que estipule la normativa legal vigente.

Está prohibido el uso de la información de los empleados para fines diferentes a los autorizados por ellos o los estipulados en el contrato.
El uso diferente de los datos e información personal de los empleados sólo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a MERCALDAS evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.
Para efectos del Tratamiento de datos personales sensibles que se recolectan durante la relación laboral se requerirá autorización expresa del Titular para lo cual se le deberá informar cuáles son los Datos Sensibles que serán objeto de tratamiento y la finalidad de los mismos.
Por servicios externos que MERCALDAS pueda requerir, en el tratamiento de datos durante la relación contractual, podrá ser necesaria la cesión o transferencia de dichos datos a un tercero, con el fin de que éste sea el encargado de la administración del tratamiento. Para este caso, en la autorización expresa del empleado autorizando el tratamiento, se incluirá la autorización para transferencia de datos.
8.1.3. Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual: Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, MERCALDAS procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo distinto al de los trabajadores activos, sometiendo tal información a las medidas de seguridad de acuerdo al nivel de riesgo asignado según los lineamientos del Sistema de Seguridad para la Protección de datos Personales, considerando que estos podrían llegar a contener datos sensibles.

Los datos personales de los ex empleados se conservan exclusivamente para el cumplimiento de las siguientes finalidades:

8.1.3.1. Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de funciones públicas;
8.1.3.2. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía.
8.1.3.3.Fines estadísticos o históricos.
8.2.Tratamiento de datos personales de accionistas y/o miembros de Junta Directiva: Los datos e información personal de las personas naturales que llegaren a tener la condición de accionistas de MERCALDAS, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. No obstante, la información será revelada en los casos establecidos por las normas que regulan la materia.
En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.
Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los accionistas y/o miembros de Junta Directiva son las siguientes:

i. Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista.
ii. Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía
iii. Emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con MERCALDAS;
iv. Las demás establecidas en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios accionistas o miembros de Junta Directiva y las indicadas en el numeral 7 de este documento.
8.3. Tratamiento de datos personales de Proveedores y/o Contratistas: MERCALDAS sólo recabará de sus proveedores y/o contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.
Cuando se le exija a MERCALDAS por naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor y/o contratista persona natural consecuencia de un proceso de contratación, ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta norma y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.
Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de proveedores y/o contratista serán:

i. Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y postcontractual.
ii. Controlar el cumplimiento de las obligaciones exigibles en materia de Seguridad Social y Seguridad y Salud en el Trabajo.
iii. Envío de información comercial o invitaciones a eventos programados por MERCALDAS, sus aliados, sus relacionadas o sus vinculadas
Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores y/o contratistas, cuando éstas se requieran de conformidad con la normatividad vigente o de conformidad con la Ley 1581 del 2012 y/o las indicadas en el numeral 7 de este documento.
MERCALDAS podrá recolectar datos personales de los empleados de sus proveedores y/o contratistas en los siguientes casos:

i. Cuando de la ejecución del contrato surjan obligaciones en materia de Seguridad Social o Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo a cargo de MERCALDAS, evento en el cual obtendrá, conservará y utilizará los datos recolectados para el cumplimiento de los fines legales correspondientes.
ii. Cuando por motivos de seguridad deba analizar y evaluar la idoneidad de determinadas personas, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor y/o contratista. La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte de MERCALDAS, tendrá como finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, MERCALDAS devolverá tal información al proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.
Cuando MERCALDAS entregue datos personales de cualquier Titular a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en las normas vigentes. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoría respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. MERCALDAS verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamenta la solicitud de acceso a los mismos.
8.4. Tratamiento de datos personales de Clientes:MERCALDAS podrá obtener del propio titular, directamente o través quienes contrate para ello, información personal de clientes potenciales o actuales (en adelante “Clientes”) a través de los siguientes canales:

i. Telefónicamente
ii. Puntos de venta
iii. Tienda virtual
La información que tratará MERCALDAS sobre sus Clientes, cuando ellos así lo autoricen, variará dependiendo de la relación del Cliente con MERCALDAS y los productos, servicios o beneficios ofrecidos o solicitados, pudiendo ser esta de identificación o de contenido socio- económico. En ningún caso, MERCALDAS solicitará a sus Clientes información sensible.
Si una persona solicita información, hace uso de un beneficio o compra un bien o servicio a MERCALDAS, otorga su consentimiento y concede a MERCALDAS la facultad para efectuar el tratamiento de datos personales en todo lo relacionado con esta operación.
La información personal de los Clientes, cuando estos otorgan autorización, podrá ser utilizada con los siguientes propósitos:

i. Procesamiento y administración de transacciones como Cliente.
ii. Establecer un canal de comunicación a fin de informar al Cliente las novedades que con respecto a los productos y servicios ofrecidos puedan ocurrir.
iii. Ofrecer productos y servicios similares a los solicitados u obtenidos por el Cliente.
iv. Conocer sus hábitos de consumo, gustos y preferencias con la finalidad de ofrecerle aquellos productos o servicios de acuerdo al perfil del Cliente.
v. Enviarle promociones, publicidad y cupones de descuentos, así como de aquellos productos de las empresas con las que MERCALDAS tiene relaciones corporativas.
vi. Elaborar estudios de mercadotecnia, segmentación de mercado y estadísticas.
vii. Invitar al cliente a participar en concursos o sorteos y actividades.
viii. Adelantar gestiones de cobro y recuperación de cartera
ix. Validar la veracidad de la información suministrada por el Cliente
x. Realizar encuestas de satisfacción o evaluación de calidad del servicio.
xi. Informar sobre cambios en los signos distintivos de MERCALDAS
xii. Transferir o transmitir información a otras compañías o entidades financieras con las que MERCALDAS tenga alianzas y/o convenios estratégicos o contractuales, con fines comerciales y para el ofrecimiento de productos o servicios y marketing.
xiii. El cumplimiento de las finalidades indicadas en el numeral 7 de este documento.
8.5.Tratamiento de datos personales de Clientes virtuales de la tienda virtual mercaldas.com Es necesario anotar que este escenario para compras virtuales puede contener publicidad de terceros, marcos de otros sitios y enlaces a otros sitios con los cuales la empresa tiene convenio o plataformas de pago. El cliente o usuario deberá tener en cuenta que no somos responsables de las prácticas de privacidad o contenido de dichos terceros y de sus sitios.

Teniendo en cuenta lo anterior, los datos personales recolectados a través de la tienda virtual mercaldas.com serán utilizados por COMERCIALIZADORA MERCALDAS S.A. para las finalidades previstas en el numeral 8.4 y además para las siguientes:

a) Proveer servicios y productos requeridos.
b) Proveer a los aliados comerciales u otros vendedores que publicitan sus productos en la tienda virtual mercaldas.com, la información necesaria para realizar la venta, facturación, entrega y todos los servicios posventa que esto genere, incluyendo garantías y reclamaciones.
c) Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados con los ofrecidos por la tienda virtual mercaldas.com, directamente por COMERCIALIZADORA MERCALDAS S.A. o por sus aliados comerciales o sellers.
d) Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular.
e) Informar sobre cambios en productos o servicios.
f) Desarrollar actividades de mercadeo o promocionales.
g) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, - vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones de carácter comercial o publicitario.
h) Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de datos personales a terceros para fines relacionados con la operación de COMERCIALIZADORA MERCALDAS S.A. y los contratos que la misma haya suscrito.
i) Gestionar trámites (solicitudes, quejas y reclamos) y responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.
j) Transmitir y transferir los datos personales recolectados con terceros que tengan la calidad de aliados comerciales y/o de negocio para que puedan ofrecer productos y/o servicios que permitan mejorar la oferta de valor destinada a los clientes y/o Usuarios de COMERCIALIZADORA MERCALDAS S.A, todo lo anterior de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013. El tratamiento de los datos personales, podrá implicar la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transmisión, transferencia y/o recepción de datos, para la finalidad con que fueron suministrados.
k) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones, en caso de que habiendo presentado mi reclamo directamente ante MERCALDAS, el mismo no haya sido resuelto dentro de los quince (15) días hábiles siguientes.
8.6. Sistemas de video vigilancia: MERCALDAS cuenta con sistemas de video vigilancia para garantizar la seguridad de sus instalaciones y la de las personas que las utilizan y sus bienes.
Con la finalidad de obtener la autorización de los titulares para el tratamiento de la información, en las zonas de video vigilancia serán establecidos señales o avisos distintivos, principalmente en las zonas de ingreso a los lugares que están siendo vigilados y monitoreados y al interior de los mismos. Estos avisos podrán hacerse a través de audios, en los casos en que ello sea posible.
Las señales o avisos implementados deberán ser visibles y legibles; de igual forma, como lo establecen las normas de protección de datos, deberán cumplir, como mínimo, con el contenido de un aviso de privacidad, esto es:

-Indicar quién es el responsable del tratamiento y sus datos de contacto.
-Indicar el tratamiento que se dará a los datos y la finalidad del mismo.
-Incluir los derechos de los titulares.
-Indicar dónde está publicada la política de tratamiento de la información.
El sistema de grabación se ubicará en un lugar vigilado o de acceso restringido y a las imágenes grabadas solo accederán las personas autorizadas.
Las imágenes captadas serán conservadas por un periodo máximo de ocho (8) días. No obstante, podrán conservarse las imágenes que se utilicen para denunciar delitos o infracciones para ser entregarlas a los organismos de seguridad del estado, entidades de investigación criminal o a los Juzgados y Tribunales que lo requieran. No podrán utilizarse para otro fin.
Las peticiones de imágenes por los organismos de seguridad o cuerpos de investigación del Estado, se realizará en el marco de actuaciones judiciales o policiales. El requerimiento a MERCALDAS para entregar la información será ´ el documento que ampare dicha cesión a las autoridades que las requieran.

8.7. Grabaciones, filmaciones y comunicaciones: La entidad como parte de su estrategia comercial y de comunicación tiene a disposición de sus accionistas, clientes y usuarios la página web de la entidad y diversas formas de realizar el contacto, como lo son comunicaciones escritas, contacto telefónico, presentación de boletines y comunicados.
En unas y otras podrán ser publicadas imágenes, referencias, artículos o comunicaciones de los empleados de la entidad, sus clientes o los asistentes a los eventos organizados o patrocinados por MERCALDAS.
Tal información y datos de ninguna manera serán utilizados o compartidos con terceros para fines comerciales o actividades diferentes a la de dar a conocer las actividades y servicios de MERCALDAS, sus aliados o sus vinculadas. La entidad se compromete a revisar cuidadosamente la información que será publicada de cualquier forma, de tal manera que de ninguna forma se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de alguna de las personas que podrán aparecer en sus comunicaciones.
La entrega de información por parte de los titulares en cualquier forma, no transmite a la entidad la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma. Los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del titular.
Igualmente, la cesión de derechos de imágenes, fotografías o videos captadas y/o filmadas en el ámbito de la relación laboral, comercial y/o profesional con MERCALDAS, y en general los demás datos personales compartidos, a través de cualquier medio de difusión y comunicación no trae consigo derechos de recibir compensación ni reconocimiento alguno de cualquier tipo, puesto que la autorización y cesión de derechos se efectúan de forma gratuita.

8.8. Datos de menores: La entidad no realiza en ninguna de sus actividades el tratamiento de datos personales de menores de edad, no obstante, en caso de que por cualquier circunstancia se llegue a requerir realizar el tratamiento de la información se tendrá en cuenta su interés prevalente y de ninguna manera se efectuará sin contar previamente con la autorización por parte de sus representantes legales.

9. Autorizaciones: MERCALDAS solicitará, a más tardar en el momento de la recolección de datos personales, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informará como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.

9.1. Modos de obtener las autorizaciones: Las autorizaciones para el tratamiento de datos personales, podrán ser obtenidas por MERCALDAS de las siguientes formas:

(i) Por escrito,
(ii) De forma oral
(iii) Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
9.2. Prueba de la autorización: Cuando se trate de autorizaciones verbales o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que el titular otorga su consentimiento para el tratamiento de la información, la persona que obtenga los datos deberá dejar constancia de ello al momento de hacer el registro, siempre que no exista un mejor medio de prueba.
Las autorizaciones deberán conservarse por un tiempo igual al del dato.

10.Derechos de los titulares de los datos: Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en Bases de Datos que reposen en los sistemas de información de MERCALDAS, tienen los derechos descritos en este numeral, en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en el Constitución Política y la Ley.

El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y será ejercido por el titular del dato de manera exclusiva, salvo las excepciones de ley.
10.1. Derecho de Acceso: Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales, y sobre las comunicaciones y/o sesiones realizadas respecto de ellos, sean éstas autorizadas o no.
El acceso a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento se garantiza de forma gratuita una vez al mes o cada vez que existan modificaciones sustanciales a estas políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, la entidad podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.
10.2. Derecho de Actualización: Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de actualizar sus datos personales cuando éstos hayan tenido alguna variación.
10.3. Derecho de Rectificación: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de solicitar la modificación de los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.
10.4. Derecho de Cancelación: Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes, o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley, o cuando se mantengan en razón de la existencia de una relación contractual o comercial.
10.5. Derecho a la Revocatoria del Consentimiento: El Titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la Autorización que habilitaba a MERCALDAS para un Tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley y/o que sea necesario en un marco contractual específico.
10.6. Derecho de Oposición: Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de oponerse al Tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. MERCALDAS, con base en los legítimos derechos que argumente el Titular del Dato Personal, hará un juicio de proporcionalidad o ponderación con el fin de determinar la preeminencia o no del derecho particular del titular del dato sobre otros derechos.
10.7. Derecho a presentar Quejas y Reclamos o a ejercer Acciones: El Titular del Dato Personal tiene derecho a presentar ante MERCALDAS consultas y reclamos de conformidad con las leyes que los reglamentan y quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente. MERCALDAS dará respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades competentes en relación con estos derechos de los titulares de los datos personales.
10.8. Derecho a otorgar Autorización para el tratamiento de datos: En desarrollo del principio del consentimiento informado, el Titular del dato tiene derecho a otorgar su Autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en MERCALDAS.
De manera excepcional, esta Autorización no será requerida en los siguientes casos:
i. Cuando la información sea requerida o deba ser entregada a una entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
ii. Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
iii. En casos de emergencia médica o sanitaria.
iv. Cuando se trata de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
v. Cuando se trate de datos personales relacionados con el Registro Civil de las personas. En estos casos, si bien no se requiere de la Autorización del Titular, si tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.
10.9. Para los titulares de datos de la tienda virtual: El Titular podrá solicitar que su información personal no sea publicada o entregada por COMERCIALIZADORA MERCALDAS S.A a sus filiales y/o subsidiarias, y/o a terceros, a través del envío de correo electrónico a la dirección protecciondedatos@mercaldas.com.co en cuyo caso COMERCIALIZADORA MERCALDAS S.A no publicará ni entregará dicha información, salvo en caso que la misma sea requerida por orden judicial o sea necesaria para cumplir estrictamente con el servicio solicitado para el cliente, en cuyo caso no se utilizará para ningún otro fin.

11. Responsable de atención de consultas, peticiones, quejas y reclamos: El ejercicio de cualquiera de los derechos indicados en el numeral 10 podrá ser realizado por parte del Titular del Dato Personal, de acuerdo con las disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos.
Para el ejercicio de estos derechos el Titular de la Información podrá contactarse con la entidad a través de comunicación escrita a través de cualquiera de los siguientes canales:

Responsable:Comercializadora Mercaldas S.A.
Dirección: Carrera 22 No. 17 – 11 Piso 2 Manizales(Caldas)
Teléfono: ( 6) 887 90 20 Ext. 1139 -1146
Correo electrónico:protecciondedatos@mercaldas.com.co

12. Para el ejercicio de sus derechos los titulares de la información deberán cumplir el siguiente procedimiento:

12.1. Solicitud:El titular puede realizar la solicitud por medio escrito o verbal, en este último caso quién recepcione deberá dejar evidencia escrita, por cualquiera de los canales identificados en esta política.
Las solicitudes escritas o verbales en la ubicación de MERCALDAS serán recibidas entre las 8:00 a.m. - 12:00 m y de las 02:00 p.m. - 6:00 p.m. de lunes a viernes. Estos canales son dispuestos por MERCALDAS de la forma como se incluyen en el aviso de privacidad o en el acápite de datos del responsable del tratamiento.
12.2.Requisitos de la solicitud: Las solicitudes presentadas deben incluir como mínimo los siguientes datos: Nombre completo, dirección, teléfono, correo electrónico y número de cédula de ciudadanía, motivo de la queja y solicitud y/o peticiones.
12.3. Proceso de la solicitud:Todas las solicitudes interpuestas por los titulares de la información tendrán una respuesta en un lapso de hasta diez (10) días hábiles contados desde el momento de la recepción de la reclamación.
Las solicitudes de corrección, actualización o supresión de datos serán atendidas en única instancia, en cada uno de los canales que ha dispuesto MERCALDAS para el ejercicio de esos derechos respecto a los datos que se han entregado o se están entregando. Por lo anterior, MERCALDAS ha dispuesto canales para el ejercicio de los derechos de los titulares tal y como se detallan en el aviso de privacidad o en el acápite de datos del responsable del tratamiento de esta política.
Modificaciones a las Políticas: MERCALDAS se reserva el derecho de modificar la política de Protección de Datos Personales en cualquier momento. Toda modificación se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de su página web con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a la entidad el retiro de su información a través de los canales indicados anteriormente, sin embargo, no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la entidad.

13. Ley, Jurisdicción y Vigencia: Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del Tratamiento de los datos personales que conforman las bases de datos de MERCALDAS y la presente política estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia.

Por otra parte, en general, la información de las Bases de Datos permanecerá siendo tratada mientras se mantenga una relación legal o contractual con el Titular de la información. En todo caso, de manera general, la información no será objeto de Tratamiento por un período superior de veinte (20) años contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información, sin perjuicio de que, en cualquier caso, se mantenga de ser necesario cumplir con gestiones de carácter estadístico, histórico o cualquier obligación de carácter legal.
Vigencia: La presente política entrará en vigencia a partir de su publicación y deja sin efectos cualquier política anterior.
Fecha de elaboración: 01 de noviembre de 2016.
Fecha de modificación: 31 de marzo de 2021